Verwerkersovereenkomst

De verwerkingsverantwoordelijke: de vereniging of stichting   (naam), ingeschreven bij de KVK onder nummer  , vertegenwoordigd door   (naam en functie), hierna: de club.

De verwerker: Sonora Solutions, Ringvaartweg 160B, 3065 AE Rotterdam, KVK 42062117, aanbieder van VerenigingsVriend, hierna: de verwerker.

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de club de dienst VerenigingsVriend te leveren: het opstellen van documenten, het beheren van personen en groepen, taken, planning, diensten en roosters, contracten en signalen, relaties met sponsors, gemeente en fondsen, de voorraad en uitleningen, vergaderingen en notulen, en de e-mail- en AI-functies die daarbij horen. De overeenkomst geldt zolang de club een account heeft en eindigt automatisch zodra het account is verwijderd.

Categorieën betrokkenen: bestuursleden en de andere gebruikers die de club uitnodigt (zoals leden van de kascommissie), leden, vrijwilligers en ouders die de club als persoon registreert of uit een ledenlijst importeert, trainers en begeleiders, contactpersonen bij sponsors, fondsen, gemeente en leveranciers, mensen aan wie de club materiaal uitleent, en personen die in documenten of notulen worden genoemd. VerenigingsVriend is geen ledenadministratie: van een persoon legt de app naam, e-mailadres, telefoonnummer en een notitie vast, met de functies en groepen die de club toewijst, en een import neemt uit het bestand alleen naam, e-mailadres, telefoonnummer en notitie over. Velden voor het adres, de geboortedatum of de contributie van een persoon kent de app niet; die gegevens blijven in het pakket waar ze nu staan.

Soorten gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en een notitie bij personen en contactpersonen, functies en rollen binnen de club, groeps- en teamindeling, taken en de reacties daarop, diensten en roosters en of een dienst is gedraaid, contactmomenten en toezeggingen bij relaties, contracten met hun bedragen, uitleningen uit de voorraad met de naam van de lener, de inhoud van documenten en bestanden die de club opstelt of uploadt, en een logboek en een voorraadhistorie met e-mailadressen van gebruikers. Bij de vergaderfunctie: audio-opnames en transcripten van vergaderingen, die kunnen stemgeluid en uitspraken over personen bevatten en worden daarom extra beschermd (zie artikel 6).

De club importeert of registreert géén bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of geloofsovertuiging) in daarvoor niet bedoelde velden.

De verwerker verwerkt uitsluitend op schriftelijke instructie van de club (het gebruik van de app geldt als die instructie), nooit voor eigen doeleinden, en verkoopt of deelt geen gegevens met derden buiten de subverwerkers in artikel 7. Invoer en uitvoer worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Twee uitzonderingen, beide zonder persoonsgegevens: de verwerker telt per documentsoort hoe vaak documenten worden gemaakt, bewerkt, weggegooid en hoe het bestuur ze beoordeelt, om de dienst te verbeteren; en de club kan er in de instellingen uitdrukkelijk voor kiezen dat door haar gecorrigeerde documenten geanonimiseerd worden bewaard (zonder namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en bedragen) om de instructies en voorbeelden waarmee documenten worden gemaakt te verbeteren. Die keuze staat standaard uit, wordt alleen door een beheerder gezet, is op elk moment in te trekken, en de verwerker slaat niets op zolang de anonimisering aantoonbaar niet volledig is.

Iedereen die onder verantwoordelijkheid van de verwerker toegang heeft tot persoonsgegevens is gebonden aan geheimhouding.

De verwerker treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag;
• afscherming per clubomgeving in de database zelf (row level security): alleen ingelogde gebruikers van de eigen clubomgeving kunnen bij de clubgegevens;
• vier rechtenniveaus, ook in de database afgedwongen: meelezer (alleen lezen en downloaden), bestuurslid, beheerder (die ook mensen uitnodigt en rollen aanpast) en hoofdbeheerder; toegang tot de clubomgeving krijgt alleen wie door een beheerder of hoofdbeheerder is uitgenodigd, en wie de club als persoon registreert (zoals leden en vrijwilligers) krijgt daardoor geen account en geen toegang;
• een logboek van wie iemand toevoegde, iemands rol wijzigde of iemand uit de clubomgeving haalde, wie zelf vertrok en wie een document definitief maakte, dat alleen beheerders en hoofdbeheerders kunnen lezen en dat niemand kan aanpassen;
• vergaderopnames staan in een afgeschermde opslag en worden automatisch verwijderd zodra de notulen zijn vastgesteld;
• een berichtenlog van verzonden e-mails en limieten op AI-gebruik.

De club geeft toestemming voor de volgende subverwerkers:

Nieuwe of gewijzigde subverwerkers (bijvoorbeeld voor e-mailverzending of audio-transcriptie) kondigt de verwerker vooraf aan op deze pagina en per e-mail; de club kan binnen 30 dagen bezwaar maken en bij zwaarwegend bezwaar de overeenkomst beëindigen.

De verwerker helpt de club bij verzoeken van betrokkenen: de app bevat een export van de clubgegevens als bestand (inzage en overdraagbaarheid) en de mogelijkheid gegevens te corrigeren of te verwijderen. Bij personen kan de club in de app de gegevens corrigeren en iemand op niet-actief zetten, maar een persoon niet helemaal verwijderen. Een document dat de club definitief heeft gemaakt (vastgesteld), kan niet worden verwijderd zolang de club bestaat. Verzoeken die rechtstreeks bij de verwerker binnenkomen worden onverwijld doorgestuurd naar de club.

De verwerker informeert de club zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, over een inbreuk in verband met persoonsgegevens, met de informatie die de club nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

De verwerker verstrekt op verzoek de informatie die redelijkerwijs nodig is om aan te tonen dat aan deze overeenkomst wordt voldaan, en werkt mee aan audits door of namens de club, maximaal eenmaal per jaar en na redelijke aankondiging.

Bij beëindiging kan de club haar gegevens zelf exporteren via de app. In de app verdwijnt het account van de club wanneer de laatste gebruiker van de clubomgeving zijn eigen account verwijdert; de database verwijdert dan direct de club met alle gegevens die daarin staan, ook de vastgestelde stukken en het logboek. Uiterlijk 30 dagen na die verwijdering heeft de verwerker de persoonsgegevens ook verder verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten. Zolang de club bestaat, blijven de clubgegevens bij de club, ook als een gebruiker zijn account verwijdert; het logboek en de voorraadhistorie bewaren dan het e-mailadres van die gebruiker bij de regels over hem en over wat hij vastlegde.