Privacy- en beveiligingsverklaring

In het kort

• Je clubgegevens staan versleuteld in een Europese database en zijn alleen toegankelijk voor jou en de anderen die jullie zelf via een uitnodiging toegang geven, ieder met de rechten van zijn rol.
• Wat je laat maken of vraagt, gaat versleuteld naar onze AI-leverancier: je invoer, je clubprofiel en de tekst van een bestand of transcript dat je laat verwerken. Met Pro en tijdens de proefperiode krijgen de assistenten en de vragen over de planning ook een overzicht van jullie clubgegevens mee, met onder meer namen en functies van personen en de contactpersonen van relaties (zie paragraaf 6).
• Wij verkopen niets, gebruiken geen tracking-cookies en draaien geen advertenties.
• Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering, en je kunt klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Wie verwerkt je gegevens

Deze dienst wordt geleverd door Sonora Solutions, gevestigd te Ringvaartweg 160B, 3065 AE Rotterdam, Nederland. KVK-nummer 42062117. Voor privacyvragen of het uitoefenen van je rechten: info@sonorasolutions.nl.

2. Onze twee rollen

Voor je eigen account- en clubgegevens (zoals jouw naam en e-mailadres als bestuurder) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die jij over anderen invoert (bijvoorbeeld medebestuursleden of leden) is jouw vereniging de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker. De verwerkersovereenkomst die daarbij hoort, staat openbaar op de pagina verwerkersovereenkomst; daar kun je hem ook afdrukken.

3. Welke gegevens en waarvoor

We verwerken wat jij en de anderen in jullie clubomgeving invullen, plus een paar gegevens die de app zelf vastlegt (gebruik, het logboek en foutmeldingen), voor de hieronder genoemde doelen:

• Clubprofiel (naam vereniging, gemeente, doel, adres, e-mailadres en website, en indien ingevuld KVK-nummer, RSIN, IBAN en incassant-ID): om documenten op jouw club toe te spitsen.
• Bestuursleden (naam, rol, e-mailadres): om documenten te laten ondertekenen door de juiste rol.
• Personen (naam, e-mailadres, telefoonnummer, een notitie, hun functies en de groepen of teams waarin ze zitten): om taken, diensten en het weekoverzicht bij de juiste mensen te leggen. Dat kunnen ook leden, vrijwilligers en ouders zijn die de club zelf invoert of uit een ledenlijst importeert; zij krijgen daardoor geen account.
• Relaties (sponsors, gemeente, fondsen, verhuurders en andere partijen) met hun contactpersonen (naam, rol, e-mailadres, telefoonnummer, notitie), de vastgelegde contactmomenten en wat jullie hebben toegezegd: om het contact met die partijen bij te houden, ook na een bestuurswissel.
• Vergaderingen: titel en datum, de opname als je die in de app maakt of uploadt, het transcript met de namen die je aan de sprekers koppelt, en de notulen, met daarin wie er aanwezig was. De opname wordt verwijderd zodra de notulen zijn vastgesteld.
• Contracten en verplichtingen (zoals contracten, verzekeringen, huur en keuringen): de tegenpartij, de looptijd, de opzegtermijn, bedragen en wie verantwoordelijk is, om op tijd te kunnen opzeggen of verlengen.
• Taken (wat er moet gebeuren, wie het doet, de deadline en de reacties eronder) en diensten en roosters (wie wanneer welke dienst heeft, of een dienst is gedaan of vervallen, en wie vast op een terugkerende dienst staat): om de planning en de roosters bij te houden.
• Voorraad: wat de club in huis heeft en wie het beheert, aan wie iets is uitgeleend (de naam van de lener, ook als die niet bij Personen staat) en tot wanneer, en een historie van wijzigingen en bestellingen met het e-mailadres van wie ze vastlegde.
• Documenten die je genereert: om je werk te bewaren en terug te kunnen vinden. Adviesgesprekken worden juist niet opgeslagen.
• Bestanden die je uploadt in het archief (zoals pdf, Word, Excel, afbeeldingen, tekst- en CSV-bestanden), met alles wat erin staat: om ze bij de club te bewaren. Een bestand dat je alleen als bron voor een document meegeeft, bewaren we niet; alleen de tekst ervan gaat mee naar onze AI-leverancier.
• Gebruiksgegevens (welk documenttype je wanneer genereert, het bijbehorende AI-verbruik en hoeveel minuten opname er zijn omgezet naar tekst): om de maandlimiet van het gratis pakket toe te passen en misbruik en kosten te beheersen.
• Het logboek: wie iemand toevoegde, iemands rol wijzigde of iemand uit de vereniging haalde, wie zelf vertrok en wie een document definitief maakte, met de e-mailadressen van de betrokkenen. Zo kan het bestuur nagaan wie wat deed. Alleen beheerders en hoofdbeheerders kunnen het lezen en niemand kan het aanpassen.
• Foutmeldingen: gaat er in de app iets mis, dan leggen we de foutmelding vast met de pagina, de browserinformatie en een gehashte waarde van het IP-adres (met een geheime sleutel; het IP-adres zelf bewaren we niet). Die waarde gebruiken we alleen om te beperken hoeveel meldingen één afzender per uur kan doen. Alleen wij lezen het foutlog.
• Het weekoverzicht: met het Pro-pakket mailen we op maandag, als er iets te melden is, een overzicht naar de personen met een functie en een e-mailadres. We houden bij aan wie en wanneer het is verstuurd.
• Je oordeel over een document (bruikbaar, klopt niet, te lang, verkeerde toon, mist iets), als je dat aangeeft: wij tellen die oordelen per documentsoort op om te zien welke soorten beter moeten. We lezen daarvoor niet de tekst en koppelen het niet aan jou.
• Feedback die je ons via de feedbackknop stuurt (je bericht, het scherm waar je was en of we je erover mogen benaderen): om de dienst te verbeteren en om op je bericht te reageren. Alleen wij lezen die berichten.
• Gecorrigeerde documenten, alleen als jullie club daarvoor kiest: een beheerder kan bij Clubprofiel aanzetten dat wij de tekst zoals de AI hem maakte en de tekst zoals jullie hem verbeterden geanonimiseerd bewaren. Namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, rekeningnummers en bedragen halen we er vooraf uit; blijft er toch zoiets in staan, dan bewaren we niets. Standaard staat dit uit en het is op elk moment weer uit te zetten. We gebruiken het om de instructies en voorbeelden te verbeteren waarmee de documenten worden gemaakt.
• Gedeelde clubomgeving: wie jullie uitnodigen, ziet dezelfde clubgegevens en werkt erin volgens zijn rol (meelezer, bestuurslid, beheerder of hoofdbeheerder; een meelezer kan alleen lezen en downloaden). Binnen de omgeving is zichtbaar welk e-mailadres lid is en met welke rol, en een uitnodiging bewaart het e-mailadres en de rol van wie is uitgenodigd.

Vul geen bijzondere persoonsgegevens of gegevens van derden in die je niet wilt verwerken.

4. Op welke grondslag

We verwerken deze gegevens om de overeenkomst met jou uit te voeren, namelijk het leveren van de dienst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor het beveiligen en verbeteren van de dienst beroepen wij ons op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG), zonder dat dit jouw privacy onevenredig raakt.

5. Waar je gegevens staan

Je account, clubprofiel en documenten worden versleuteld opgeslagen in een beveiligde database bij onze hostingpartner Supabase, in een datacentrum binnen de Europese Unie. Je gegevens zijn afgeschermd per clubomgeving: door beveiliging op rijniveau (row level security) kunnen alleen jij en de anderen die jullie vereniging heeft uitgenodigd, na inloggen, bij de clubgegevens, en ieder alleen met de rechten van zijn rol. Persoonlijke gegevens zoals je adviesvragen en AI-verbruik blijven altijd alleen voor jou zichtbaar. Je kunt je gegevens op elk moment in de app inzien, aanpassen en exporteren, en je account verwijderen; wat er dan verdwijnt en wat blijft, staat in paragraaf 8.

6. Ontvangers en subverwerkers

Voor het maken van documenten en antwoorden sturen we via een beveiligde verbinding gegevens naar onze AI-leverancier Anthropic: wat je invult of vraagt, je clubprofiel met de namen en rollen van het bestuur, en de tekst van een bestand of transcript dat je laat verwerken, zoals een begroting of het transcript van een vergadering. Met Pro en tijdens de proefperiode krijgen de assistenten en de vragen over de planning daarnaast een overzicht van de clubgegevens mee: onder meer de namen, functies en groepen van personen, de taken en wie ze doet, de contracten, de voorraad, de relaties met wat jullie hebben toegezegd, en hun contactpersonen met e-mailadres en telefoonnummer. Anthropic verwerkt deze gegevens uitsluitend om de tekst te genereren en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. Anthropic verwijdert de invoer en de gegenereerde tekst binnen dertig dagen; alleen wanneer een verzoek wordt gemarkeerd als mogelijke schending van hun gebruiksvoorwaarden kan dat langer zijn.

Laat je een vergaderopname omzetten naar tekst, dan gaat de opname naar Gladia, die het transcript maakt. Gladia verwerkt de opname binnen de EU en doet alleen mee als je club deze functie gebruikt. Voor het hosten van je account en gegevens gebruiken we Supabase(database, authenticatie en bestandsopslag), met opslag in een datacentrum in Ierland (EU). De applicatie zelf draait bij Vercel; de serverfuncties die je verzoeken verwerken draaien in Frankfurt (EU), en de vaste onderdelen van de app (statische bestanden) komen via een wereldwijd netwerk. Voor het versturen van e-mail (bevestiging, wachtwoordherstel, het weekoverzicht en het doorsturen van berichten uit de feedbackknop naar ons) gebruiken we Resend. Anthropic, Gladia, Supabase, Vercel en Resend treden op als subverwerkers; de volledige lijst en onze afspraken staan in de verwerkersovereenkomst. Met andere partijen delen we je gegevens niet, en we verkopen ze nooit.

7. Doorgifte buiten de EER

Drie van onze subverwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken:

• Anthropic (AI-tekstgeneratie) kan gegevens (mede) in de Verenigde Staten verwerken. Deze doorgifte is afgedekt met een verwerkersovereenkomst en de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie, aangevuld met passende technische maatregelen. Er worden niet meer gegevens doorgegeven dan nodig om jouw document of antwoord te maken; welke gegevens dat zijn, staat in paragraaf 6.
• Resend (e-mailverzending) verwerkt in de Verenigde Staten de e-mailadressen en de inhoud van de berichten die we via Resend versturen. Deze doorgifte vindt plaats op basis van de waarborgen die Resend daarvoor biedt.
• Vercel levert de statische bestanden van de app (zoals scripts, opmaak en afbeeldingen) via een wereldwijd netwerk van servers. Het verzoek van je browser om die bestanden, met het IP-adres van je verbinding, kan daardoor door een server buiten de EER worden afgehandeld. Deze doorgifte vindt plaats op basis van de waarborgen die Vercel daarvoor biedt. De serverfuncties die je gegevens verwerken, draaien in Frankfurt (EU).

Supabase (Ierland) en Gladia verwerken binnen de EU.

8. Hoe lang we bewaren

Je account, clubgegevens en documenten bewaren we zolang je een account bij ons hebt. Daarbij gelden deze regels:

• Verwijder je een document, dan gaat het eerst naar de prullenbak. Daar is het dertig dagen terug te halen; daarna verwijderen we het automatisch. De prullenbak kan ook eerder worden geleegd.
• Een document dat jullie definitief hebben gemaakt (vastgesteld), blijft bestaan zolang de vereniging bestaat. Het kan wel in de prullenbak, maar wordt niet verwijderd.
• Je account verwijder je via Clubprofiel > Account en privacy; je account en je lidmaatschappen verdwijnen dan direct uit onze database. Ben je de enige hoofdbeheerder terwijl er anderen in de omgeving zitten, dan maak je eerst iemand anders hoofdbeheerder. De gegevens van de vereniging, zoals het profiel, de documenten en de personen, zijn van de vereniging en blijven bestaan voor de anderen die er toegang toe hebben. Ben je de enige gebruiker van de vereniging, dan verdwijnt de vereniging met al haar gegevens, ook de vastgestelde stukken en het logboek.
• Blijft de vereniging bestaan, dan bewaren het logboek en de voorraadhistorie je e-mailadres bij de regels over jou en over wat je deed, zoals je vertrek, ook nadat je je account hebt verwijderd. Zo kan het bestuur blijven nagaan wie wat deed. Het logboek kan niemand aanpassen of legen; het verdwijnt pas als de vereniging zelf wordt verwijderd.
• Op deze uitzonderingen na zijn je gegevens uiterlijk dertig dagen na het verwijderen ook verder bij ons verwijderd, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.

Wat we voor een document of antwoord naar onze AI-leverancier sturen, verwijdert die leverancier binnen dertig dagen (zie paragraaf 6).

9. Cookies

We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analytics die jou volgen. De app gebruikt alleen noodzakelijke, functionele cookies om je ingelogd te houden (je sessie). Daarvoor is geen toestemming vereist.

10. Hoe we beveiligen

Beveiliging zit op meerdere lagen ingebouwd:

• Al het verkeer loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS), met strikte beveiligingsheaders (HSTS, CSP, clickjacking-bescherming).
• De sleutel naar de AI-dienst staat alleen op de server, nooit in je browser.
• Wat je invoert wordt op de server gecontroleerd op vorm en omvang voordat het verwerkt wordt.
• We beperken het aantal verzoeken per gebruiker om misbruik te voorkomen.
• Je gegevens zijn per vereniging afgeschermd met beveiliging op rijniveau (row level security), zodat niemand bij de gegevens van een andere vereniging kan, en binnen de vereniging mag ieder alleen wat zijn rol toestaat.
• De opslag staat binnen de EU en al het verkeer is versleuteld, ook tussen de app en de database.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

De dienst maakt teksten met AI, maar neemt geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor jou. De gegenereerde documenten zijn een hulpmiddel dat jij zelf controleert en gebruikt.

12. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en dataportabiliteit, en het recht een gegeven toestemming in te trekken. Je kunt je gegevens zelf inzien en aanpassen in de app, ze exporteren als bestand, en je account verwijderen via Clubprofiel > Account en privacy; wat er dan verdwijnt en wat blijft, staat in paragraaf 8. Voor overige verzoeken mail je info@sonorasolutions.nl; we reageren binnen de wettelijke termijn van een maand.

13. Klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

14. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring bijwerken, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of andere subverwerkers. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum hierboven.